Ketika mengurus administrasi kita sering mendengar kata legalisasi dokumen atau terminologi lain yang sama dengan legalisasi (misalnya legalisir—dalam bentuk tidak baku). Demikian juga memenuhi persyaratan melamar pekerjaan—yang mengharuskan melampirkan fotokopi dokumen yang telah dilegalisasi.
Namun demikian, pemahaman tentang legalisasi ini belum banyak yang mengetahui. Untuk itulah artikel ini dibuat, guna berbagi sebenarnya apa itu legalisasi. Di samping itu, juga memaparkan mengapa legalisasi dokumen penting, dan mengapa harus dilegalisasi.
Daftar Isi
Legalisasi Dokumen: Pengertian, Kewenangan, dan Mengapa Legalisasi Penting
Apa itu Legalisasi Dokumen?
Kata legalisasi ↗ berasal dari legalisatie (Belanda) atau legalization (Inggris). Unsur -isasi yang ada dalam kata tersebut diserap bersama-sama dengan bentuk dasarnya secara utuh.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) ↗, legalisasi adalah pengesahan (menurut undang-undang atau hukum). Sementara dokumen ↗ adalah:
- surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran ↗, surat nikah, surat perjanjian ↗);
- barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos;
- rekaman suara, gambar dalam film ↗, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan;
- berkas yang berisi teks yang dibuat dengan perangkat lunak pengolah kata.
Kamus Hukum[1] memberikan dua pengertian legalisasi, yaitu:
- Legalisasi adalah disahkan menurut undang-undang atau hukum yang berlaku;
- Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mirkofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mirkofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.
Sehingga dapat disimpulkan, bahwa Legalisasi adalah pernyataan Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan mengenai keabsahan suatu salinan surat atau dokumen Administrasi Pemerintahan yang dinyatakan sesuai dengan aslinya[2].
Mengapa Legalisasi Dokumen Penting?
Legalisasi dokumen ini penting untuk keperluan administrasi baik di dalam maupun di luar negeri. Di wilayah Republik Indonesia, misalnya, untuk melamar suatu pekerjaan pada perusahaan tertentu hampir semua meminta dokumen fotokopi yang telah dilegalisasi.
Sebagai contoh perusahaan A, meminta persyaratan administrasi berupa fotokopi KTP, KK, bahkan ijazah. Tak jarang dokumen tersebut diharuskan telah dilegalisasi.
Demikian juga ketika hendak melamar Pegawai Negeri Sipil (PNS), instansi terkait mewajibkan melampirkan dokumen-dokumen yang telah dilegalisasi.
Bukan hanya untuk keperluan di wilayah Indonesia, ketika hendak berurusan ke luar negeri, misalnya mengurus visa, hendak menikah di luar negeri, atau melanjutkan kuliah, dokumen-dokumen harus dilegalisasi sesuai syarat negara tujuan.
Demikian juga dokumen dari luar negeri untuk digunakan di Indonesia, harus terlebih dahulu dilegalisasi oleh lembaga yang berwenang untuk itu.
Maka, begitu pentingnya legalisasi dokumen ini guna mengurus segala keperluan yang berkaitan dengan administrasi kependudukan.
Siapa yang Berwenang Melakukan Legalisasi Dokumen?
Terdapat dua yang memiliki kewenangan untuk melakukan legalisasi dokumen. Pertama, pejabat pemerintahan; kedua, notaris selaku pejabat umum.
1. Badan atau Pejabat Pemerintahan
Apa itu Badan atau Pejabat Pemerintahan? Badan atau Pejabat Pemerintahan adalah unsur yang melaksanakan Fungsi Pemerintahan, baik di lingkungan pemerintah maupun penyelenggara negara lainnya[3].
Berdasarkan hal tersebut, yang dapat disebut sebagai badan atau pejabat pemerintahan yang melaksanakan fungsi pemerintahan, yaitu lembaga negara ↗, lembaga kementerian negara ↗, lembaga pemerintah non-kementerian ↗, bahkan lembaga independen ↗ sekalipun.
Menurut ketentuan Pasal 73 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (UU Administrasi Pemerintahan) menyebutkan bahwa:
“Badan atau Pejabat Pemerintahan yang menetapkan Keputusan ↗ berwenang untuk melegalisasi salinan atau fotokopi dokumen Keputusan yang ditetapkan.”
Apakah pejabat lain bisa melakukan legalisasi sementara bukan badan atau pejabat tersebut yang mengeluarkan dokumen? Jawabannya bisa—sebagaimana ditentukan Pasal 73 ayat (2) UU Administrasi Pemerintahan:
“Legalisasi salinan/fotokopi dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan oleh Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan lain yang diberikan wewenang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan ↗ atau pengabsahan oleh notaris.”
Termasuk di antaranya adalah konsuler.
Namun demikian, meskipun kewenangan tersebut diberikan, legalisasi tidak dapat dilakukan apabila terdapat keraguan keaslian isinya.
2. Notaris
Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Jabatan Notaris atau berdasarkan undang-undang lainnya.[4]
Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris (UU Jabatan Notaris) mengatur kewenangan Notaris.
Beberapa kewenangan tersebut tertuang dalam ketentuan Pasal 15 UU Jabatan Notaris—yang antara lain mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus; dan melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya.
Poin Apa Saja yang Termuat dalam Legalisasi Dokumen?
Terdapat dua poin yang diharuskan termuat dalam tanda legalisasi dokumen, yaitu:
- pernyataan kesesuaian antara dokumen asli dan salinan/fotokopinya; dan
- tanggal, tanda tangan pejabat yang mengesahkan, dan cap stempel institusi atau secara notarial.
Apa Perbedaan Legalisasi dengan Register (Waarmerking)?
Di Notaris, kita sering mendengar kata waarmerking atau register. Sebagaimana telah disebutkan di atas bahwa salah satu kewenangan Notaris adalah mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus.
Namun demikian, ternyata terdapat perbedaan antara legalisasi dengan register dimaksud.
Legalisasi
Legalisasi pada Notaris artinya dokumen/surat yang dibuat di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh orang perseorangan atau oleh para pihak di atas kertas yang bermaterai cukup dengan jalan pendaftaran dalam buku khusus yang disediakan oleh Notaris.
Register (Waarmerking)
Register (Waarmerking) artinya dokumen/surat yang bersangkutan didaftar dalam buku khusus yang dibuat oleh notaris. Biasanya hal ini ditempuh apabila dokumen/surat tersebut sudah ditandatangani terlebih dahulu oleh para pihak, sebelum disampaikan kepada notaris yang bersangkutan[5].
Contohnya: surat perjanjian kerja sama tertanggal 1 Januari 2020 yang ditandatangani oleh tuan A dan tuan B jika hendak dilegalisasi oleh notaris pada tanggal 18 Januari 2020, maka bentuknya tidak bisa dilegalisasi biasa, melainkan hanya bisa didaftar atau (waarmerking) saja.[6]
Penutup
Sebagaimana uraian di atas, kita sudah mengetahui apa itu legalisasi dokumen, pentingnya melegalisasi dokumen, serta siapa saja yang berwenang melakukan legalisasi.
Pada dasarnya, legalisasi dokumen adalah pengesahan surat atau dokumen oleh pejabat yang berwenang.
Demikian. Semoga bermanfaat.
[1] M. Marwan dan Jimmy P, Kamus Hukum, Penerbit Reality Publisher, Surabaya: 2009., hlm., 401.
[2] Lihat Ketentuan Pasal 1 angka 12 UU Administrasi Pemerintahan.
[3] Lihat Ketentuan Pasal 1 angka 3 UU Administrasi Pemerintahan.
[4] Lihat ketentuan Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris.
[5] Richard Pantun dan Pawit Sutrisno, Pelayanan Legalisasi Dokumen dalam Mendukung Administrasi Hukum Masyarakat: Teknis Substantif Bidang Pelayanan Keperdataan, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI, Cetakan ke-1, Jakarta: 2020., hlm., 11.
[6] Ibid.